Ważną cechą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest to, że spółka ma odrębny majątek i ponosi odpowiedzialność za powstałe zobowiązania, w tym zobowiązania podatkowe. Jednak wbrew obiegowej opinii nie jest tak, że prywatna odpowiedzialność członka zarządu za zobowiązania podatkowe spółki w ogóle nie istnieje.
W artykule odpowiadam na najczęściej zadawane pytania dotyczące odpowiedzialności majątkowej członków zarządu w sytuacji, gdy spółka ma do zapłaty zaległe podatki.
Co oznacza solidarna odpowiedzialność członków zarządu?
Jeśli spółka ma zaległości podatkowe, a egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna (spółka nie ma majątku lub ma majątek, który nie wystarcza na spłatę zaległości), urząd skarbowy może sięgnąć do prywatnych kieszeni członków zarządu.
Członkowie zarządu odpowiadają solidarnie niezależnie od tego, kto zawinił i kto podejmował decyzje, które doprowadziły do powstania zaległości. To ważne, ponieważ często członkowie zarządu wychodzą z błędnego założenia. Uważają, że jeśli jeden odpowiada tylko za sprzedaż i pozyskiwanie klientów, a drugi za finanse, to tylko ten drugi poniesie odpowiedzialność za swoje zaniedbania. Niestety tak nie jest.
Wewnętrzne ustalenia członków zarządu i podział zadań nie mają znaczenia przy ustalaniu odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki.
Solidarna odpowiedzialność członków zarządu oznacza, że egzekucję w całości lub w części można wszcząć łącznie do wszystkich członków zarządu lub tylko do jednego z nich. Jeśli jeden z członków zarządu spłaci zobowiązanie spółki w całości, będzie mógł się domagać częściowej spłaty od pozostałych. Będą to już wewnętrzne rozliczenia pomiędzy członkami zarządu, poza postępowaniem egzekucyjnym.
Jak szeroka jest odpowiedzialność zarządu za zobowiązania podatkowe firmy?
Co do zasady, członek zarządu odpowiada za wszystkie zaległości podatkowe spółki, których termin płatności upłynął w czasie, kiedy był członkiem zarządu. Co to oznacza w praktyce?
Jeśli żyjesz w przeświadczeniu, że twoja spółka prawidłowo wywiązuje się ze swoich zobowiązań, to nie oznacza, że możesz spać spokojnie. Organy podatkowe mogą uznać nawet po kilku latach, że rozliczenia były nieprawidłowe i spółka powinna zapłacić wyższy podatek. Nawet jeśli zrezygnujesz z funkcji członka zarządu, to nadal odpowiadasz za zaległości, których termin płatności upłynął w czasie pełnienia przez ciebie tej funkcji.
Jak członek zarządu może uniknąć odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki z o.o.?
W praktyce wchodzą tutaj w grę dwa przypadki.
Co ważne, okolicznością uwalniającą członka zarządu od odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki jest samo złożenie wniosku we właściwym czasie. Nie ma przy tym znaczenia jego skuteczność. Przesłanka ta działa nawet wtedy, gdy wniosek o ogłoszenie upadłości zostanie oddalony. Może się tak stać, jeśli spółka nie ma majątku wystarczającego na pokrycie kosztów postępowania. Albo gdy majątek spółki wystarcza tylko na zaspokojenie tych kosztów.
Kluczowe jest tutaj dochowanie terminu. Wniosek o ogłoszenie upadłości należy złożyć nie później niż w terminie trzydziestu dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości. Przyjmuje się, że termin ten liczony jest od momentu, gdy opóźnienie w wykonaniu wymagalnych zobowiązań spółki przekroczyło 3 miesiące. Nie ma przy tym znaczenia to, czy dłużnik nie wykonuje wszystkich swoich zobowiązań, czy tylko niektórych z nich, jaka jest wysokość zaległości oraz przyczyna ich niewykonywania.
Zgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości w odpowiednim terminie zabezpieczy prywatny majątek członka zarządu przed egzekucją. Jest tutaj jednak pewien haczyk – nie można zwlekać zbyt długo. Gdy spółka nie będzie już miała żadnego majątku do podziału, trudno argumentować, że nadal da się zrealizować cel postępowania upadłościowego, jakim jest zaspokojenie wierzycieli.
Jeśli członek zarządu nie złożył wniosku w odpowiednim terminie, nadal może powoływać się na obiektywne przeszkody lub brak swojej winy. Będzie to jednak poddane ocenie organu w konkretnej sprawie. Trzeba jednak mieć świadomość, że organy podatkowe nie przewidują taryfy ulgowej dla członków zarządu. Od członka zarządu oczekuje się profesjonalizmu oraz podwyższonej staranności. W związku z tym członek zarządu nie może powoływać się na brak znajomości finansów spółki jako przyczynę niezłożenia we właściwym czasie wniosku o upadłość.
Jak wygląda odpowiedzialność członków zarządu po likwidacji spółki z o.o.?
Jeśli spółka została zlikwidowana, a egzekucja okazała się bezskuteczna, byli członkowie zarządu mogą nadal odpowiadać za zaległości podatkowe tej spółki. Sam fakt likwidacji spółki nie stoi na przeszkodzie dochodzeniu zapłaty tych zaległości od członków zarządu.
Dodatkowo, osoby pełniące obowiązki członka zarządu w momencie likwidacji spółki odpowiadają za zaległości podatkowe z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał już po likwidacji spółki.
Jak to się w ogóle dzieje, że członek zarządu odpowiada za zaległości podatkowe spółki?
W polskim prawie podatkowym zaległości podatkowe spółki nie „przechodzą” automatycznie na członka zarządu. Członek zarządu nie odpowiada za dług cudzy, ale za własny. Aby powstała odpowiedzialność członka zarządu, konieczna jest decyzja o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej wydana przez właściwy organ w odrębnym postępowaniu podatkowym. Stroną takiego postępowania powinni być wszyscy członkowie zarządu, którzy pełnili swoje funkcje w czasie powstania zaległości. Członek zarządu może się od takiej decyzji odwołać na ogólnych zasadach.
W skrócie mówiąc, najpierw urząd musi przeprowadzić formalną procedurę, a dopiero potem członek zarządu odpowiada za zobowiązania.
Kiedy wygasa odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania podatkowe?
Organ podatkowy ma 5 lat na wydanie decyzji o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej. Termin liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa. Oznacza to, że zaległość spółki za podatek CIT za 2021 rok powstała w 2022 roku. Termin płatności upływał 31 marca 2022. Pięcioletni termin na wydanie decyzji wobec członka zarządu upływa więc 31 grudnia 2027 roku. Liczymy go od 31 grudnia 2022 roku. Po tej dacie organ nie będzie mógł już skutecznie wydać decyzji przenoszącej odpowiedzialność.
Dobra wiadomość jest taka, że nie można tego terminu przedłużyć, nawet jeśli doszło do zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia zobowiązania spółki. Nie wystarczy też wszcząć postępowanie przed upływem terminu – konieczne jest „wydanie” (ale już nie „doręczenie”) decyzji.
Nie bez powodu często pod koniec roku możemy obserwować wysyp decyzji o odpowiedzialności podatkowej osób trzecich. Bez znaczenia dla upływu terminu jest też fakt, że członek zarządu złoży odwołanie od takiej decyzji. Ważne jest, czy decyzja została wydana w terminie.
Inaczej liczymy termin przedawnienia zobowiązania członka zarządu wynikającego z decyzji przenoszącej odpowiedzialność. Termin ten jest krótszy i wynosi 3 lata licząc od końca roku kalendarzowego, w którym członkowi zarządu doręczono decyzję. Oznacza to, że decyzja o odpowiedzialności członka zarządu została wydana 31 grudnia 2025 r. Została doręczona 8 stycznia 2026 r. Wówczas zobowiązanie można egzekwować od członka zarządu do 31 grudnia 2029 r. (3 lata licząc od grudnia 2026 r.). Termin ten można przerywać i zawieszać na zasadach ogólnych.
Jakie prawa przysługują członkom zarządu?
Do niedawna członek zarządu, który dowiedział się o zaległościach dopiero po pełnieniu funkcji, nie miał właściwie żadnych praw. Nie mógł ich wykorzystać w postępowaniu podatkowym, które toczyło się wobec spółki. Nie mógł nawet zapoznać się z aktami postępowania wymiarowego, ponieważ nie był jego stroną.
Aktualnie sądy podchodzą do tego inaczej. Członek zarządu może podnosić twierdzenia i dowody na korzyść spółki. Dotyczy to sytuacji, gdy nie zostały one uwzględnione w postępowaniu podatkowym, które już się zakończyło. Ta zmiana podejścia wynika m.in. z wyroków TSUE w sprawach Adjak i Genzyński. Wynika także z interpretacji ogólnej Nr DTS2.8012.5.2025 Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 29 sierpnia 2025 r.
Jakie są planowane zmiany, jeśli chodzi o odpowiedzialność członka zarządu za zobowiązania podatkowe?
Aktualnie planowane są dwie pozytywne zmiany w przepisach Ordynacji podatkowej. Pierwsza to prawo wglądu członka zarządu w akta postępowania toczącego się przeciwko spółce. Drugą stanowi możliwość kwestionowania przez niego ustaleń postępowania podatkowego w określonych sytuacjach. (Projekt ustawy o zmianie ustawy znajdziesz – tutaj) .
Jest jednak również planowana niekorzystna zmiana dla członków zarządu. We wspomnianym projekcie zmian w Ordynacji podatkowej planuje się usunięcie przesłanki złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w odpowiednim czasie. Zostanie ona zastąpiona oceną, czy członek zarządu dochował należytej staranności.
Jednocześnie projekt wprowadza proste domniemanie, że skoro powstała zaległość, to znaczy, że tej staranności nie dochowano. W praktyce takie rozwiązanie znacznie ograniczy możliwości uwolnienia się od odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe spółki.
Z jednej strony więc członek zarządu zyska więcej praw procesowych, jednak trudniej mu będzie uwolnić się od odpowiedzialności za niezapłacone zobowiązania spółki.
Podsumowanie – odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania podatkowe
Odpowiedzialność członka zarządu za zobowiązania podatkowe spółki jest realnym ryzykiem. Może się ono zmaterializować nawet po kilku latach od zakończenia pełnienia funkcji.
W obecnym stanie prawnym kluczowe znaczenie ma przede wszystkim terminowe złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości (lub otwarcie restrukturyzacji). To właśnie ten moment w praktyce najczęściej decyduje o odpowiedzialności. Może ona pozostać po stronie spółki albo przenieść się na prywatny majątek jej członków.
Jednocześnie nie jest to wyłącznie kwestia jednej decyzji. Możliwość podjęcia jej we właściwym czasie wymaga bieżącego monitorowania sytuacji finansowej spółki oraz prawidłowości rozliczeń podatkowych. W konsekwencji właściwe zarządzanie obszarem podatkowym i finansowym spółki ma bezpośrednie znaczenie dla zakresu odpowiedzialności członków zarządu.
