Rozliczenie podatku u źródła (WHT)
Nie wszystkie płatności zagraniczne podlegają pod podatek u źródła (WHT), ale ich katalog jest szeroki. Pomożemy Ci ustalić, czy dotyczy Cię ten obowiązek i jak się z niego poprawnie rozliczyć z urzędem.
Do tych najpopularniejszych transakcji objętych WHT należą: odsetki, wynagrodzenia z patentów, umowy licencyjne, przeniesienie praw autorskich, usługi doradcze, prawne, marketingowe (w tym reklamy świadczone przez Google czy Meta).
Przepisy dotyczą firm każdej skali. Od wielkości przedsiębiorstwa ważniejszy jest rzeczywisty zakres umowy z danym kontrahentem zagranicznym.
Przykładowa cena: od 5 000 zł (audyt umów i analiza faktur wraz z rekomendacjami)
Czas realizacji: 10 dni roboczych
W jakich sytuacjach warto rozważyć tę usługę?
Masz wątpliwości, co powinno być rozliczane w ramach WHT
Przepisy dotyczące WHT są trudne z dwóch powodów. Po pierwsze każde państwo ma swoje własne regulacje. Po drugie umowy pomiędzy Polską a innymi krajami są napisane trudnym, archaicznym językiem. Tym samym przedsiębiorcom trudno poprawnie zinterpretować, gdzie konkretnie pojawia się obowiązek WHT.
Licencjonujesz oprogramowanie od zagranicznych firm
To typowa sytuacja, w której mamy często do czynienia z WHT. Dotyczy ona szerokiego grona firm, bo nie musisz być spółką technologiczną, żeby co miesiąc płacić licencje za konieczne w bieżącej działalności oprogramowanie. Warto wiedzieć, że w wielu krajach licencje będą objęte obniżonym podatkiem WHT w wysokości 5%.
Płacisz odsetki lub dywidendy dla zagranicznych podmiotów
Tu szczególnie duże ryzyko powstania WHT powstaje w momencie, gdy działasz w międzynarodowej grupie spółek, które nawzajem świadczą dla siebie usługi niematerialne (marketing, doradztwo, prawo, księgowość, przetwarzanie danych, wynajem maszyn, licencje). Odsetki dotyczą pożyczek zarówno od zewnętrznych instytucji typu bank, jak i od wspólników.
Kupujesz prawa własności
intelektualnej
intelektualnej
Obowiązek zapłaty podatku WHT może powstać również w momencie, gdy kupujesz (lub licencjonujesz) prawa własności intelektualnej typu znaki towarowe, patenty, utwory od zagranicznych podmiotów.
Spodziewasz się kontroli lub jesteś w jej trakcie
Pytanie nie brzmi, czy w firmie będzie kontrola w kontekście WHT, tylko kiedy się ona wydarzy. Według raportu Deloitte „Podatek u źródła (WHT). Kontrole organów podatkowych w 2025 r.” liczba kontroli wzrosła rok do roku o 75%. To najszybszy wzrost w historii, a wartość zidentyfikowanych nieprawidłowości wyniosła blisko 500 mln zł.
Stosujesz wyłączenia z podatku, ale nie masz dokumentacji
Nawet, jeśli w przypadku części Twoich transakcji można zastosować wyłączenie z WHT, potrzebujesz to udokumentować. Podstawowym dokumentem potwierdzającym wyłączenie będzie certyfikat rezydencji podatkowej kontrahenta aktualny na dzień dokonywania płatności. Certyfikat jest również konieczny przy stosowaniu obniżonej stawki podatku.
W Legente na rozliczenie podatku u źródła patrzymy z dwóch perspektyw: prawnej oraz podatkowej. To sprawia, że wszechstronnie zabezpieczamy Twoje transakcje zagraniczne.
Na naszą usługę składa się najczęściej:
- Audyt prawno-podatkowy.
- Analiza umów i faktur zagranicznych klienta.
- Analiza umów międzynarodowych pomiędzy państwami.
- Pomoc w pozyskaniu certyfikatu rezydencji podatkowej.
- Nowe wzory umów.
- Wdrożenie procedury należytej staranności.
- Rekomendacje dla księgowości w zakresie zeznań podatkowych.
- Reprezentacja w trakcie kontroli podatkowej.
- Wniosek o zwrot nadpłaconego podatku WHT.
- Wniosek o interpretację do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Co zyskujesz dzięki naszej usłudze?
Obniżenie wymiaru podatku
lub zwrot
Podstawowa stawka podatku u źródła to aż 20%, ale niektórych przypadkach może ona być obniżona lub podatku w ogóle nie będzie. Wszystko zależy od postanowień umowy o unikaniu opodatkowania zawartej z państwem siedziby twojego kontrahenta.
Korzystniejsze umowy z kontrahentami
W przypadku WHT jest istotne, kto realnie ponosi ciężar ekonomiczny tego podatku. To powinno wynikać wprost z umowy. Pomożemy wdrożyć rozwiązania optymalne dla Ciebie.
Lepsza kontrola nad płatnościami zagranicznymi
Jeśli wiesz, gdzie powstaje obowiązek WHT, jesteś w stanie zrobić bardziej opłacalne wyceny dla zagranicznych podmiotów i lepiej przewidywać rentowność spółki.
Przygotowanie i spokój podczas kontroli
Mamy doświadczenie w organach kontroli i od podszewki wiemy, jak one wyglądają w polskich firmach. Powiemy Ci jasno i wprost, czego możesz się spodziewać, jakich dokumentów brakuje oraz jakie kroki są konieczne, a jakie opcjonalne.
Zrozumienie specyfiki
Twojej sytuacji
Nie zatrzymujemy się na przepisach, bo sami jesteśmy doświadczonymi przedsiębiorcami i członkami rad nadzorczych. Najpierw zrozumiemy Twój biznes, a potem przeanalizujemy transakcje.
Bezpieczeństwo
podatkowe
Pomagamy poprawnie kwalifikować płatności do zagranicznych kontrahentów, tym samym zabezpieczając spółkę przed koniecznością zapłaty zaległości nawet do 5 lat wstecz.
O nas!
Jesteśmy kancelarią prawno-podatkową dla małych i średnich firm. Pracujemy głównie z właścicielami oraz zarządami firm z takich segmentów jak produkty cyfrowe i subskrypcyjne, nowe technologie oraz branża kreatywna. Działamy w trzech obszarach – prawo, podatki i finanse.
kancelaria@legente.pl
Case studies:
efekty poparte doświadczeniem
Podatki
Zmiana siedziby zarządu 
Finanse
Zmiana modelu biznesowego
Finanse
Analiza przepływów pieniężnych
Nowe technologie
Doradztwo przy umowach IT w projekcie badawczo-rozwojowym
1
/
2
Kolejna strona
Często
zadawane
pytania
Sprawdzimy, co warto uporządkować i gdzie widzimy przestrzeń do optymalizacji.
Czy zawsze muszę dbać o rozliczenie podatku u źródła jak mam zagranicznych kontrahentów?
Nie, WHT dotyczy tylko określonych kategorii płatności (np. usługi niematerialne, licencje, odsetki) i zawsze wymaga indywidualnej analizy ze względu na różnice w umowach pomiędzy Polską a innymi państwami.
Kiedy i gdzie płaci się podatek WHT?
Podatek pobierany jest od każdej płatności i przekazywany do właściwego urzędu skarbowego do 7. dnia miesiąca następującego po miesiącu pobrania.
Czy zawsze potrzebny jest certyfikat rezydencji?
Certyfikat rezydencji kontrahenta jest niezbędny, jeśli zamierzasz skorzystać z preferencji podatkowych lub w ogóle nie płacić WHT.
Co grozi za błędy w rozliczeniu WHT?
Błędy w rozliczeniach podatku u źródła mogą skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Najczęściej jest to doszacowanie podatku przez urząd skarbowy wraz z odsetkami za zwłokę, a w niektórych przypadkach także dodatkowe sankcje podatkowe. Dodatkowo odpowiedzialność może ponosić zarząd spółki, zwłaszcza przy braku należytej staranności lub nieprawidłowej dokumentacji (np. brak certyfikatu rezydencji), co zwiększa ryzyko osobistej odpowiedzialności finansowej.
Czym jest umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania?
To umowa międzynarodowa zawarta między dwoma państwami (np. Polską i krajem Twojego kontrahenta). Określa ona, w którym kraju powinien być opodatkowany dany dochód, aby uniknąć sytuacji, w której ten sam przychód byłby opodatkowany jednocześnie w obu krajach. W kontekście WHT umowy te pozwalają często na obniżenie stawki podatku u źródła albo całkowite jego niepobieranie, pod warunkiem spełnienia określonych warunków. Najważniejszy z nich to zwykle posiadanie certyfikatu rezydencji podatkowej kontrahenta.
Czy obowiązek zapłaty WHT może obniżyć też moje przychody?
Tak, jeśli Twoim kontrahentem jest zagraniczny podmiot, który ma obowiązek pobrać WHT, a nie dostarczysz np. certyfikatu rezydencji podatkowej, może on potrącić podatek u źródła od Twojego wynagrodzenia. W efekcie otrzymasz płatność pomniejszoną o wartość tego podatku (np. według stawki 20%), co obniża Twoje faktyczne przychody netto.
Co to jest mechanizm „pay & refund”?
Mechanizm polega na tym, że płatnik musi pobrać podatek według wyższej stawki podstawowej, a dopiero później może domagać się zwrotu nadpłaty. Dotyczy to wypłat pasywnych (dywidendy, odsetki, należności licencyjne) przekraczających 2 mln zł rocznie na rzecz jednego podmiotu powiązanego.
Porozmawiajmy
