Umowy IT – 6 pytań zanim zatrudnisz prawnika

Prowadząc firmę technologiczną nie sprzedajesz żarówki, tylko raczej system operacyjny dla całego inteligentnego budynku. Musisz go stworzyć „pod klienta” (który pewnie będzie zmieniał zdanie w czasie prac), uwzględnić różne elementy, połączyć ze sprzętami domowymi, a w przyszłości pewnie też aktualizować. To wszystko trzeba zaplanować i ustalić zasady współpracy. Tu pojawiają się umowy IT, które zabezpieczą zarówno Twoje interesy, jak i klienta.

Umowa IT ma tworzyć ramy, w których Ty i Twój klient będziecie się poruszać w codziennej współpracy. Powinna być konkretna, kompleksowa i napisana w taki sposób, żeby każdy znał swoje prawa i obowiązki.

Zacznijmy od kilku kluczowych pytań, które jako owner tego biznesu musisz sobie zadać, zanim przygotujesz z prawnikiem wzór dokumentu. Niezależnie od tego, czy na stole jest potencjalna umowa wdrożeniowa IT, czy umowa na obsługę IT.

Jakie usługi chcesz zaoferować swoim klientom?

Załóżmy, że działasz kompleksowo i Twoja oferta obejmuje zarówno wdrożenie IT, jak i zapewnienie stałej obsługi IT (w szczególności reagowanie na błędy).

Każdy z tych elementów to tak naprawdę przedmiot odrębnej umowy. Oczywiście wszystko może zostać opisane w jednym dokumencie, ale pamiętaj, żeby dla każdej usługi określić istotne elementy: początek świadczenia, czas realizacji, wynagrodzenie itp.

Poszczególne usługi mogą być np. opisane w oddzielnym rozdziałach, w załącznikach lub po prostu wydzielone w ramach wspólnych punktów. Jest wiele sposobów na redagowanie zrozumiałych umów, które działają.

Na tym etapie musisz też koniecznie ustalić z klientem, jakie on ma oczekiwania. Możecie zacząć od analizy, po której stwierdzicie, jakie prace powinny zostać wykonane.

Może być też tak, że klient od razu wie, czego potrzebuje. W każdym przypadku powinniście jak najbardziej szczegółowo opisać wszystkie parametry techniczne, wizualne itp. To będzie podstawa do ustalenia, czy wywiązałeś się ze swoich obowiązków.

Jak chcesz zarządzać swoją pracą?

Przy wdrażaniu usług IT dzielisz swoją pracę na etapy. To bardzo ważne, aby obie strony umowy wiedziały, jakie czynności powinny zostać wykonane w poszczególnych etapach i w jakim terminie.

Punktem wyjścia jest ustalenie, jakie podejście jest Ci bliższe.

Możesz działać tradycyjnie, liniowo, zgodnie z zasadą, że wykonujesz prace krok po kroku. Harmonogram ustalasz z góry, co do zasady nie zmieniasz go w trakcie pracy. Dopiero, kiedy zakończysz jeden etap, możesz przejść do kolejnego.

Albo możesz zarządzać projektem zwinnie, zgodnie z metodą agile. Oczywiście od początku wiesz, jaki jest Twój cel, ale możesz działać znacznie bardziej elastycznie.

Określenie tego w umowie jest kluczowe, bo na podstawie metody pracy dalej wskazujesz sposób rozliczenia swojego wynagrodzenia.

Jak rozliczysz koszty swojej pracy?

Zasadniczo umowa wdrożeniowa IT może przewidywać dwa dobrze Ci znane modele: fixed price oraz time & materials.

W modelu fixed price umawiasz się z klientem na konkretny zakres prac za z góry określoną kwotę. Jest to na pewno opcja korzystna dla klienta, bo z góry wie, ile zapłaci. Dla Ciebie może ona być problematyczna, jeśli nie określisz precyzyjnie zakresu prac albo jeśli w trakcie pojawią się dodatkowe „drobne” poprawki.

W drugim wariancie (time & materials) klient płaci za faktycznie przepracowane godziny Twojego zespołu. To model naturalny dla metodyk agile, gdzie produkt ewoluuje w trakcie tworzenia.

W umowie jasno zaznacz, który wariant Cię dotyczy i jakie koszty się z tym wiążą.

Umowy w IT – w jaki sposób klient będzie akceptować Twoją pracę?

W zależności od tego, jaki tryb zarządzania projektem wybierzesz, różnie może wyglądać jego harmonogram. W końcu jednak nadejdzie taki moment, kiedy prześlesz klientowi jakiś efekt swojej pracy, a on będzie musiał go zaakceptować, żebyście mogli pójść dalej. Może to być jakiś duży krok (np. instalacja systemu, integracja, migracja danych), ale możecie też ustalić, że akceptowane są mniejsze rozwiązania (np. wygląd interfejsu).

Różnie będziemy definiować etapy pracy, ale w uproszczeniu możemy przyjąć, że każdy etap kończy się odbiorem.

Niezależnie od odbioru poszczególnych etapów, najczęściej strony umawiają się też na odbiór końcowy całego projektu. Jest to ważny moment, bo może się okazać, że mimo skutecznego wdrożenia poszczególnych elementów, całość nie działa tak, jak powinna.

Co wtedy? Zdecydowanie warto przewidzieć taki scenariusz w umowie i wskazać możliwe rozwiązania.

Umowy IT – przykładowe postanowienie dotyczące odbioru

Jeżeli strony stwierdzą, że:

1. Oprogramowanie zostało wykonane bez wad – podpisują protokół odbioru końcowego.
2. Oprogramowanie ma wady, które można usunąć – podpisują protokół odbioru końcowego oraz ustalają termin usunięcia wad.
3. Oprogramowanie ma wady, których nie można usunąć, ale są to wady nieistotne – podpisują protokół odbioru końcowego i ustalają, jaka jest wartość wad i o jaką kwotę zmniejszy się wynagrodzenie wykonawcy.
4. Oprogramowanie ma wady, których nie można usunąć, ale są to wady istotne – zamawiający może odmówić dokonania odbioru i wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym bez wyznaczania wykonawcy dodatkowego terminu lub podpisać protokół odbioru końcowego i złożyć oświadczenie o obniżeniu wynagrodzenia wykonawcy o wartość prac posiadających wady

Jeszcze raz podkreślam – kwestie odbiorów naprawdę warto opisać precyzyjnie, w sposób, który obie strony rozumieją tak samo. Jest to istotne, bo od dokonania odbioru często zależy możliwość przejścia do kolejnego etapu lub wystawienia faktury za dany etap.

Jak będziesz zapewniać działanie oprogramowania po wdrożeniu?

Często oprócz wdrożenia będziesz świadczyć też usługę utrzymania. Przy konstruowaniu postanowień umownych dotyczących tej części oferty kluczowe jest zdefiniowanie błędu i określenie, że mogą wystąpić różne rodzaje błędów.

Błąd oznacza każdą zweryfikowaną niezgodność działania oprogramowania z specyfikacją techniczną, która powoduje nieprawidłowe funkcjonowanie oprogramowania lub uniemożliwia korzystanie z jego funkcjonalności.

Błędy można podzielić na:

• Błąd krytyczny – nieprawidłowe działanie oprogramowania, które powoduje całkowity brak możliwości korzystania z niego, albo takie ograniczenie, że system przestaje spełniać swoje podstawowe funkcje.
  Przykład: użytkownik nie może się zalogować.
• Błąd niekrytyczny – nieprawidłowe działanie oprogramowania, które powoduje ograniczenie korzystania, ale system nadal spełnia swoje podstawowe funkcje.
  Przykład: System nie generuje się raport PDF, ale dane w systemie są poprawne.
• Błąd mało istotny – nieprawidłowe działanie oprogramowania, które nie powoduje ograniczenia korzystania.
  Przykład: Błąd językowy w interfejsie.

Szczególnie ważne jest jasne określenie, gdzie kończą się błędy krytyczne. To one będą wymagały najszybszej reakcji, a za brak reakcji w terminie mogą Ci grozić kary umowne.

Dodatkowo – podobnie, jak przy odbiorach – koniecznie ustal procedurę zgłaszania i usuwania błędów. Niezbędne minimum to określenie:

• kto może zgłaszać błędy (np. konkretna osoba albo ludzie z konkretnego działu),
• w jaki sposób błędny mają być zgłaszane (np. mailowo lub przez jakiś udostępniony system),
• w jakim czasie i jak potwierdzasz otrzymanie zgłoszenia (warto uwzględnić zasady dla świąt i innych dni wolnych od pracy),
• w jakim czasie naprawisz błąd.

Umowy IT – czas usuwania błędów

Kolejną kwestią, którą trzeba uwzględnić w umowie jest ustalenie, w jakim czasie zareagujesz na zgłoszenie błędu i w jakim czasie usuniesz błąd. To są dwa zupełnie różne terminy!

Czas reakcji to czas liczony od momentu zgłoszenia błędu przez klienta do momentu potwierdzenia otrzymania zgłoszenia przez wykonawcę i przystąpienia do diagnozy.

Czas naprawy to czas liczony od momentu zgłoszenia błędu do momentu dostarczenia poprawki przywracającej pełną funkcjonalność lub obejścia problemu zaakceptowanego przez klienta.

Czasy te będą różne dla różnych kategorii błędów – mogą wyglądać np. tak:

W umowie trzeba wskazać, za jakie błędy nie ponosisz odpowiedzialności. Będą to przykładowo błędy, które powstaną na skutek działania klienta (np. klient sam coś zmienia w oprogramowaniu, integruje z obcymi systemami bez Twojej wiedzy itp.).

Klient prawdopodobnie zaproponuje jakieś kary umowne za niedotrzymanie ustalonych terminów. Pewnie w toku negocjacji na jakieś kary się zgodzisz, ale warto zastrzec górną granicę odpowiedzialności.

Kto będzie właścicielem praw autorskich do oprogramowania?

Jeśli w ramach umowy wdrożeniowej IT tworzysz unikalne rozwiązanie (np. baza danych lub kod źródłowy), staje się ono utworem chronionym prawem. W umowie musisz koniecznie ustalić, w jakim zakresie klient otrzyma prawa do tego utworu.

Pierwsza opcja to przeniesienie majątkowych praw autorskich, druga – udzielenie licencji.

Niezależnie od wybranego modelu, każda umowa IT musi precyzyjnie definiować tzw. pola eksploatacji, czyli konkretne sposoby, jak klient może używać oprogramowania (np. kopiowanie, modyfikowanie, publiczne udostępnianie).

Zadbaj o to, by przejście praw lub udzielenie licencji następowało dopiero po opłaceniu faktury (a nie już w chwili przekazania utworu).

Kwestia przenoszenia praw autorskich w umowach IT to złożony temat, który jest często zaniedbywany, dlatego tu szczególnie polecamy kontakt z prawnikiem.

Umowy IT – NDA i umowa powierzenia przetwarzania danych

Podczas wdrożenia oprogramowania klient dowie się całkiem dużo o tym, jak pracujesz. Pozna członków Twojego zespołu, Twoje procedury, metody działania itp. Dlatego warto pamiętać, aby w umowie uwzględnić postanowienia dotyczące obowiązku zachowania poufności.

Dobrą praktyką jest podpisanie NDA jeszcze przed przesłaniem oferty – może ona obejmować tylko negocjacje albo też współpracę po zawarciu umowy głównej. Prawdopodobnie Twój klient też będzie chciał zabezpieczyć swoje informacje poufne. Od razu możesz mu zaproponować umowę uwzględniającą ochronę obu stron.

Przy okazji wdrożenia lub na etapie utrzymania oprogramowania będziesz mieć dostęp do danych osobowych klienta, członków jego personelu, być może też jego klientów. Prawdopodobnie konieczne będzie zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Musisz też zadbać o to, aby przetwarzać te dane osobowe w sposób bezpieczny.

Jeżeli przeanalizowałeś wszystkie pytania i znasz odpowiedzi na przynajmniej część z nich, to pierwszy krok już za Tobą. Teraz część najtrudniejsza – przełożenie tych wniosków na konkretne (i zrozumiałe!) postanowienia umowne. Jeśli potrzebujesz w tym pomocy, skontaktuj się z nami klikając tutaj.